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28 de Maio de 2017

9 Boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais

Práticas simples e úteis para pequenos advogados e grandes escritórios

Antoine Youssef Kamel, Advogado
Publicado por Antoine Youssef Kamel
há 3 anos

Sumário: 1. Uma Pasta para cada Cliente, Uma Subpasta para cada Processo; 2. Como Nomear as Pastas; 3. Dê nome aos Documentos Eletrônicos e aos Escaneados; 4. Dê Nome às Peças Jurídicas; 5. Utilize Caracteres Simples; 6. Não Abrevie; 7. Coloque Data nos Documentos com mais de uma Edição; 8. Ative a Indexação do seu Sistema Operacional; 9. Software Recomendado; Conclusão


Somos a cada dia mais premidos pela necessidade a manter documentos no computador, tanto os originalmente eletrônicos quanto os digitalizados.

Antigamente, se um documento não era encontrado no computador, os secretários escarafunchavam o arquivo físico para recuperá-lo. Hoje não podemos nos dar ao luxo da perda de eficiência, de tempo e de trabalho, mesmo porque muitos documentos físicos voltam ao cliente assim que os digitalizamos, o que torna o retrabalho mais custoso e por vezes vexatório.

A tecnologia deve facilitar a sua vida e, para isso, sumir nas suas mãos e sair da sua frente na hora de realizar o seu trabalho intelectual. Se ela está, na verdade, atrapalhando, ao ler este artigo você está dando um passo no caminho certo para o trabalho organizado e bem-feito.

Vamos às boas práticas!

1. Uma pasta para cada cliente, uma subpasta para cada processo

Em primeiro lugar, na gestão de documentos, a divisão e subdivisão essencial é composta de clientes e processos. Começa-se a organização pelas pastas (ou diretórios, para os técnicos).

Crie uma pasta para cada cliente e, dentro da pasta do cliente, uma pasta para cada processo. Os documentos do cliente podem ficar só na pasta principal do cliente, para evitar uso desnecessário de espaço e mistura de novos e antigos, em caso de novos comprovantes de endereço etc.

2. Como nomear as pastas

A pasta do cliente leva o nome completo do cliente, sem abreviar. Exemplo:

  • JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA

A pasta do processo, o nome completo do cliente e o nome completo da parte adversa. Exemplo:

  • JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA x BANCO BOMBOM S. A.

Caso haja vários processos entre as mesmas partes, use um hífen e uma palavra sobre o assunto. Exemplo:

  • JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA x BANCO BOMBOM S. A. – Responsabilidade Civil
  • JOSÉ GOMES DA SILVA COSTA MACHADO BARBOSA x BANCO BOMBOM S. A. – Revisão Contratual

3. Dê nome aos documentos eletrônicos e aos escaneados

Chame os documentos, dentro da pasta de clientes, pelo nome do próprio documento. É desnecessário acrescentar o nome do cliente no arquivo, porque você possivelmente não os consultará fora do contexto da própria pasta.

Assim, chame-os da seguinte maneira:

  • Declaração de Pobreza
  • Atestado Médico – CID K30
  • Controle de Jornada – Janeiro de 2014 – 15 Horas Extras

Muito melhor do que nomes de arquivo assim:

  • ATESTADO
  • DECLARAÇÃO
  • DOCUMENTO

Dica: coloque a data do fato provado pelo documento no próprio nome do arquivo. Exemplo:

  • Carta de Cessação do Auxílio-Doença – 21.02.2013
  • Certidão de Casamento – Comunhão Universal – 10.10.1997
  • Certidão de Nascimento do NetoThalles Vieira – 25.12.2009

O detalhamento do nome arquivo dá um leve trabalho extra, mas facilitará imensamente na elaboração da peça, ainda mais tendo em conta a demora de abrir vários arquivos PDF. Claro que, se a data de nascimento do neto não for relevante no processo, não precisa colocar no nome do arquivo.

A propósito, cada palavra começando com letra maiúscula, como nos exemplos, cria um aspecto geral muito mais agradável aos títulos e nomes de arquivo. Não deixe tudo maiúsculo nem minúsculo.

4. Dê nome às peças jurídicas

Dê nome aos bois; e aos documentos também. Atribuir um nome legível a cada documento é essencial.

A nomeação dos documentos digitais e das petições elaboradas segue as mesmas dicas do restante do artigo, com a diferença de que o nome das petições é mais detalhado, porque pode ir para um banco de petições e servir para consulta em outros trabalhos.

A forma é livre, mas mantenha um padrão. Eu utilizo o seguinte modo para as petições, que tem se mostrado eficiente:

Tipo de peça – Assunto – Maior detalhamento do assunto – CLIENTE x PARTE ADVERSA

Por exemplo:

  • Contrarrazões à Contestação – Alimentos – Adolescente – EIKE BATISTA e OUTROS x SERGIO RODRIGUES
  • Inicial – Trabalhista – Acidente de Trabalho – Motosserra – Responsabilidade Solidária – JONAS BROTHER x ROCHA PEDRAS LTDA e CIA. PETROLEIRA

Com essa prática, encontrar essas peças posteriormente (sim, encontrar, é para isso que você as guarda) ficará mais fácil, se não trivial e infalível. O mesmo vale para documentos-modelo: ainda que estejam numa pasta específica de modelos, em vez do nome das partes, use o nome MODELO:

  • Procuração - MODELO
  • Contrato de prestação de serviços - Família - Quota Litis - MODELO

Veja a próxima dica e entenda por que usar apenas hifens na separação de dados.

5. Utilize caracteres simples

Não utilize caracteres especiais, como “&” e “#”, nem mesmo vírgulas ou parênteses. Esses caracteres são distorcidos ou, pior, não são aceitos em alguns sistemas de protocolo eletrônico. Os pontos são universalmente aceitos; as vírgulas, não. Na dúvida, use o traço (hífen) para separar cada informação contida no nome do documento.

Mas sim, acentue as palavras, em prol da legibilidade. Até mesmo os acentos no título do arquivo podem ser mal lidos em sistemas operacionais antigos, por exemplo, mas são casos raros e de fácil resolução.

6. Não abrevie

Abreviar prejudica a procura futura. Se abreviar, use apenas abreviaturas previamente estabelecidas, e use-as sempre. Padronize para todos os arquivos. Ou você acabará se deparando com uma pasta de arquivos assim:

  • INI – Trab. – Valdemir Costa [não-recomendado]
  • Cont – Resp Civ. – Ind. Morais – HOMEM-ELÁSTICO vs SANEPAR [não-recomendado]
  • Inicial – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR LUNAR x INSS

Mistura pouco atrativa, não concorda? Em leitura individual, todos os nomes podem fazer sentido, mas não são completos; e, na hora de procurar, um parto.

7. Coloque data nos documentos com mais de uma edição

Date os seus documentos. Quem elaborou um trabalho de conclusão de curso sabe o tempo e o esforço perdidos para decifrar qual versão imprimir (qual é a edição mais recente, a “revisada e atualizada” ou a “atualizada e corrigida”?).

Não, não adianta confiar na data que o sistema mostra, pois ela pode mudar se você abrir e salvar qualquer alteração, ou mesmo salvar sem querer antes de alterar uma vírgula que seja. Alterar de um diretório para outro pode causar o mesmo problema.

Coloque a data completa no próprio nome. Exemplo:

  • Inicial – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR LUNAR x INSS 21.12.2014

Ou ainda:

  • Inicial v. 1 – Previdenciária – Restabelecimento de Auxílio-doença – MOACIR LUNAR x INSS

Neste caso, mesmo sem data, sabemos que o arquivo que tiver “v. Número tal” no nome não é a última versão. A mais recente, e correta, será a que não tiver essa denominação. São dois modos de sempre saber com certeza qual é a última versão de um arquivo.

8. Ative a indexação do seu sistema operacional

Indexar os documentos significa que toda pesquisa que for realizada será mais rápida, porque o computador terá uma tabela de busca, tanto para o nome do documento quanto para o seu conteúdo. Assim, ao abrir a pasta com as peças nas quais deseja pesquisar, o resultado virá com a economia de alguns segundos ou minutos, muito valiosos para que você possa se concentrar apenas no trabalho.

Praticamente todos os sistemas operacionais modernos possuem a opção de indexar arquivos, seja todo o sistema, seja apenas uma ou mais diretórios. No Windows 7, por exemplo, ative a indexação seguindo este tutorial. Escolha apenas os diretórios de trabalho, assim o Windows não perderá tempo indexando arquivos do sistema e outros locais inúteis.

9. Software recomendado

Se você nunca seguiu nenhum padrão, pode ter de renomear um a um os arquivos que desejar para se adequar às boas práticas ora propugnadas.

Se você seguia mais ou menos um padrão, por exemplo, sempre usou maiúsculas em tudo, ou utilizava o símbolo “&”, há um programa muito útil que pode auxiliar e transformar, de uma só vez, milhares de “&” em "e", milhares de “PROCURAÇÃO DO CLIENTE” em “Procuração Do Cliente” etc.

Chama-se Flash Renamer, que permite a utilização gratuita com algumas limitações. Sem elas, custa U$ 19,95.

Conclusão

Nem o melhor dos sistemas de controle empresarial ou de gestão de processos (leia-se CPJ) substituirá o uso padronizado de nomes completos.

Pelo contrário, a ilusão de “está no sistema, está garantido” acaba criando a cultura do desleixo, que só se percebe quando mais se precisa e, nos grandes escritórios que utilizam as ferramentas, a rotatividade de secretárias acaba gerando milhares de tipos de nomes.

Agora, se me permite a recomendação, dedique agora uma ou duas horas organizando seu banco de petições mais importantes de acordo com essas dicas, ou treinando a secretária e outros colaboradores. São horas divertidas que se pagarão sozinhas. Ou apenas passe a segui-las a partir de agora e perceberá maior produtividade e maior conforto ao lidar com seu computador

No próximo artigo da série (publicado aqui), observe dicas de como organizar os documentos para impressão ou protocolo eletrônico.

Coordenador adjunto do CST em Gestão de Serviços Jurídicos e Notariais do Centro Universitário Internacional UNINTER. Graduado em direito pela UniBrasil. Pós-graduado em direito tributário e em gestão estratégica de empresas pelo Centro Universitário Internacional UNINTER. Mestrando em Direito pelo Centro Universitário Internacional UNINTER. Advogado, inscrito na OAB/PR sob o nº 68.065.
Disponível em: http://antoine.jusbrasil.com.br/artigos/116967219/9-boas-praticas-de-gestao-de-documentos-e-arquivos-digitais

29 Comentários

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Olá, colega, parabéns pela boa vontade, Um verdadeiro manual de organização em poucas linhas. continuar lendo

Obrigado, colega Newton. Que sua leitura tenha sido proveitosa. continuar lendo

Excelente matéria! continuar lendo